كيف تمنع الأخطاء؟ إنشاء "قائمة منسدلة" (Dropdown) باستخدام "التحقق من صحة البيانات" (الدرس 20)

أهلاً بك في الدرس العشرين من سلسلة "تعلم اكسل من الصفر". في [الدروس السابقة]، أتقنا أدوات التحليل القوية مثل SUMIF و الجداول المحورية PivotTables.

لكن، هل واجهت هذه المشكلة؟ قمت بإنشاء جدول محوري لحساب مبيعات الأقسام، فوجدت:

•  "المبيعات"
•  "مبيعات" (بمسافة إضافية في النهاية)
•  "Sals" (خطأ إملائي)

لقد تعامل اكسل مع هذه الكلمات الثلاث على أنها "ثلاثة أقسام مختلفة"، مما أفسد تقريرك بالكامل. المشكلة ليست في "التحليل"، بل في "إدخال البيانات".

في هذا الدرس، سنتعلم كيف "نمنع" هذه الأخطاء من الحدوث. سنتعلم استخدام أداة "التحقق من صحة البيانات" (Data Validation) لإنشاء "قائمة منسدلة" (Dropdown List)، مما يجبر المستخدم (أو أنت) على "الاختيار" من قائمة محددة بدلاً من "الكتابة" اليدوية.

1. القاعدة الذهبية: جهّز "المصدر" أولاً

قبل أن تتمكن من إنشاء قائمة منسدلة، يجب أن تخبر اكسل: "ما هي الخيارات المسموحة؟". هذا يسمى "المصدر" (Source).

أفضل ممارسة:

1.  أنشئ "ورقة عمل جديدة" (New Worksheet) في ملفك.
2.  قم بتسميتها باسم واضح، مثل: "قوائم" أو "Settings".
3.  في العمود A، اكتب قائمتك (كل خيار في خلية منفصلة). مثال:
•   A1: المبيعات
•   A2: التسويق
•   A3: الدعم الفني
•   A4: الموارد البشرية

لماذا نفعل هذا؟ هذا يحافظ على ملفك منظماً، ويسمح لك بتعديل القائمة (إضافة قسم جديد مثلاً) بسهولة في مكان واحد.

2. كيفية تطبيق "التحقق من صحة البيانات" (الخطوات)

الآن، ارجع إلى ورقة بياناتك الرئيسية (حيث يوجد جدولك).

1.  حدّد (Select) جميع الخلايا التي تريد تطبيق "القائمة المنسدلة" عليها. (مثلاً: حدّد العمود 'C' بالكامل، أو النطاق C2:C100).
2.  اذهب إلى علامة التبويب "Data" (بيانات).
3.  ابحث عن زر "Data Validation" (التحقق من صحة البيانات). (الأيقونة غالباً ما تبدو كخلية عليها علامة "صح" خضراء وعلامة "خطأ" حمراء).
4.  ستظهر نافذة جديدة.

•  في علامة التبويب "Settings" (إعدادات)، ستجد قائمة منسدلة بعنوان "Allow" (السماح). قم بتغييرها من "Any value" (أي قيمة) إلى "List" (قائمة).
•  سيظهر مربع جديد بعنوان "Source" (المصدر).
•  انقر على الأيقونة الصغيرة بجوار مربع "المصدر".
•  الآن، اذهب إلى ورقة العمل "قوائم" التي أنشأتها، وحدّد نطاق قائمتك (مثلاً: $A$1:$A$4).
•  اضغط Enter، ثم اضغط "OK".

3. النتيجة: قائمة منسدلة نظيفة!

تهانينا! ارجع إلى جدولك وانقر على أي خلية قمت بتحديدها. ستلاحظ ظهور "سهم منسدل" صغير بجوارها.

•  يمكنك الآن الاختيار من القائمة.
•  والأهم: إذا حاولت كتابة أي شيء "غير موجود" في القائمة (مثل "Sals")، سيوقفك اكسل برسالة خطأ!

لقد قمت للتو بـ "حماية" جودة بياناتك.

4. (إضافة احترافية) تخصيص رسالة الخطأ

في نفس نافذة "Data Validation"، ستجد علامتي تبويب أخريين:

•  "Input Message" (رسالة إدخال): لكتابة رسالة إرشادية "تظهر" للمستخدم قبل أن يكتب أي شيء (مثال: "الرجاء الاختيار من القائمة").
•  "Error Alert" (تنبيه إلى خطأ): لتغيير رسالة الخطأ الافتراضية إلى رسالة أوضح (مثال: "خطأ! القسم الذي أدخلته غير موجود في القائمة").

خاتمة: بيانات أنظف = تقارير أذكى

أنت الآن لا تعرف فقط كيف "تحلل" البيانات، بل كيف "تتحكم" في إدخالها. هذه المهارة وحدها ستجعل جداولك المحورية وتقارير SUMIF دقيقة بنسبة 100% وموثوقة تماماً.

الخطوة التالية؟

لقد أتقنت الآن أهم أدوات اكسل (الصيغ، التنسيق، التحليل، الجداول، تصور البيانات، وحماية البيانات). لقد حان الوقت لـ "السرعة".

كيف يمكنك تنفيذ كل هذه الأوامر (نسخ، لصق، فتح قائمة...) بدون استخدام الماوس؟ في الدرس القادم، سنتعلم أهم 10 اختصارات كيبورد (Shortcuts) ستجعلك تبدو كمحترف اكسل حقيقي.