الأداة الأقوى في اكسل: مقدمة إلى الجداول المحورية (PivotTables) (الدرس 19)

أهلاً بك في الدرس التاسع عشر من سلسلة تعلم اكسل من الصفر. لقد قطعنا شوطاً لا يصدق. تعلمنا كتابة الصيغ، والمنطق (IF)، وتلخيص البيانات (SUMIF).

لكن، هل تتذكر في [الدرس 16] عندما أردنا حساب "إجمالي مبيعات كل قسم"؟ لقد اضطررنا لكتابة دالة SUMIF لقسم "المبيعات"، ثم دالة أخرى لقسم "التسويق"، وأخرى لـ "الدعم الفني". لقد نجح الأمر، ولكنه كان يدوياً. ماذا لو كان لديك 50 قسماً مختلفاً؟

الآن، استعد للنقلة النوعية الأكبر في رحلتك.

ماذا لو قلت لك أنك تستطيع إنشاء جدول الملخص هذا "بالكامل" في 10 ثوانٍ، وبدون كتابة صيغة واحدة، وباستخدام "السحب والإفلات" فقط؟

هذه هي قوة الجداول المحورية (PivotTables). إنها الأداة رقم 1 لتحليل البيانات وتلخيصها، وتعلمها سينقلك من "مستخدم" إلى "محلل بيانات".

1. ما هو "الجدول المحوري" (PivotTable)؟

ببساطة، هو جدول ملخص "تفاعلي".

كلمة "تفاعلي" (Interactive) تعني أنك تستطيع "تدوير" (Pivot) بياناتك بسهولة. يمكنك سحب وإفلات الحقول، وسيقوم الجدول بإعادة حساب نفسه فوراً.

وظيفته هي أخذ "بيانات خام" (جدولك الضخم المكون من 1000 صف) وتحويلها إلى تقرير "ملخص" مدمج وذكي يجيب عن أسئلة مثل:

•  ما هو مجموع المبيعات لكل منطقة؟
•  كم عدد الموظفين في كل قسم؟
•  ما هو متوسط الراتب لكل وظيفة؟

2. القاعدة الذهبية: بياناتك "يجب" أن تكون نظيفة

الجداول المحورية قوية، لكنها لا تستطيع قراءة الفوضى. قبل أن تبدأ، بياناتك "الخام" يجب أن تتبع 3 قواعد بسيطة:

1.  لكل عمود عنوان: يجب أن يحتوي كل عمود على "عنوان" (Header) فريد في الصف الأول (مثل: "الاسم"، "القسم"، "الراتب").
2.  لا خلايا مدمجة: ممنوع استخدام "دمج وتوسيط" (Merge & Center) في صف العناوين.
3.  لا صفوف فارغة: يجب أن تكون بياناتك كتلة واحدة (لا بأس بخلايا فارغة، ولكن ليس صفاً كاملاً فارغاً في المنتصف).

💡 نصيحة: هل تتذكر أداة "تنسيق كجدول" (Format as Table) من [الدرس 13]؟ إذا كنت تستخدمها، فبياناتك جاهزة بنسبة 100% لإنشاء جدول محوري.

3. كيف تنشئ أول جدول محوري (4 نقرات)

1.  انقر نقرة واحدة في "أي مكان" داخل جدول بياناتك النظيف.
2.  اذهب إلى علامة التبويب "Insert" (إدراج).
3.  انقر على الزر الأول في الشريط: "PivotTable" (جدول محوري).
4.  ستظهر نافذة صغيرة. لا تغير أي شيء. اكسل سيخمن نطاق بياناتك بشكل صحيح وسيقترح وضع الجدول المحوري في "ورقة عمل جديدة" (New Worksheet)، وهذا ما نريده.
5.  اضغط "OK".

4. لوحة التحكم: "حقول الجدول المحوري" (PivotTable Fields)

تهانينا! لديك الآن ورقة عمل جديدة تحتوي على "جدول محوري فارغ" على اليمين، و "لوحة تحكم" على اليسار تسمى "PivotTable Fields" (حقول الجدول المحوري).

هذه اللوحة هي كل ما تحتاجه. وهي مقسمة إلى قسمين:

•  1. قائمة الحقول (الأعلى): قائمة بجميع "عناوين" أعمدتك (القسم، الراتب، المنطقة...).
•  2. المناطق الأربعة (الأسفل): هذا هو المكان الذي "تبني" فيه تقريرك بالسحب والإفلات.

5. مثال: إنشاء تقرير SUMIF في 10 ثوانٍ

لنتذكر هدفنا: نريد "إجمالي الرواتب" (Sum) "لكل قسم" (per Department).

اتبع هاتين الخطوتين:

•  من "قائمة الحقول" في الأعلى، انقر واسحب (Drag) حقل "القسم" (Department) وأفلته (Drop) في منطقة "الصفوف" (Rows).
•  من "قائمة الحقول"، انقر واسحب حقل "الراتب" (Salary) وأفلته في منطقة "القيم" (Values).

انتهى الأمر!

انظر إلى ورقة العمل. لقد قام الجدول المحوري "تلقائياً" بـ:

•  إيجاد كل الأقسام الفريدة (Sales, HR, IT...).
•  وضعها في "صفوف".
•  "جمع" (Sum) رواتب كل قسم بجوارها.
•  إضافة "مجموع كلي" (Grand Total) في الأسفل.

كل هذا بدون كتابة دالة SUMIF واحدة.

6. سحر "التدوير" (Pivot)

لماذا يسمى "محوري"؟ لأنك تستطيع تدويره.

•  ماذا لو أردت "متوسط" الراتب بدلاً من "المجموع"؟
•    في منطقة "القيم"، انقر على "Sum of الراتب".
•    اختر "إعدادات حقل القيمة..." (Value Field Settings...).
•    اختر "Average" (متوسط) واضغط "OK". (سيتحول الجدول بالكامل للمتوسط).
•  ماذا لو أردت إضافة "المنطقة" (Region) للتحليل؟
•    اسحب حقل "المنطقة" إلى منطقة "الأعمدة" (Columns).
•    لقد حصلت الآن على جدول "مصفوفة" (Matrix) يوضح رواتب كل قسم في كل منطقة!

خاتمة: لقد أطلقت العنان لأقوى أداة تحليل

تهانينا. لقد تعلمت للتو الأداة التي يعتمد عليها محللو البيانات كل يوم. أنت الآن قادر على أخذ "آلاف" السجلات والحصول على "إجابات" ذكية وملخصة في ثوانٍ معدودة.

الخطوة التالية؟

لقد أتقنا الآن "تحليل" البيانات بعد إدخالها. ولكن ماذا عن "منع الأخطاء" قبل حدوثها؟

ماذا لو أردت أن تجعل إدخال البيانات أسهل وأكثر دقة؟ مثلاً، إجبار المستخدم على "اختيار" اسم القسم من "قائمة منسدلة" (Dropdown list) بدلاً من كتابته يدوياً (مما يمنع أخطاء مثل كتابة "Sals" بدلاً من "Sales").

سنتعلم هذا في درسنا القادم مع أداة "التحقق من صحة البيانات" (Data Validation).