توقف عن استخدام النطاقات العادية: سحر "تنسيق كجدول" في اكسل (الدرس 13)
أهلاً بك في الدرس الثالث عشر من سلسلة "تعلم اكسل من الصفر". حتى الآن، بذلنا مجهوداً كبيراً في التعامل مع بياناتنا:
- في [الدرس 4]، قمنا بتلوين صف العناوين وإضافة الحدود يدوياً.
- في [الدرس 12]، قمنا بإضافة "أزرار التصفية" يدوياً من علامة تبويب "بيانات".
- عندما نضيف بيانات جديدة، علينا أن "نسحب" الصيغ والحدود للأسفل يدوياً.
ماذا لو قلت لك أن كل هذا يمكن القيام به بضغطة زر واحدة؟
في هذا الدرس، سنتعلم الفرق بين "نطاق البيانات" (Range) و "الجدول" (Table) الرسمي في اكسل. استخدام "تنسيق كجدول" (Format as Table) هو ربما النقلة الأكبر من كونك "مبتدئاً" إلى "مستخدماً متقدماً".
1. ما الفرق بين "النطاق" و "الجدول"؟
- النطاق (Range): هو ما كنا نستخدمه حتى الآن. إنه مجرد مجموعة من الخلايا المتجاورة التي تحتوي على بيانات. إنه "غبي"، بمعنى أن اكسل لا يعرف أين يبدأ وأين ينتهي.
- الجدول (Table): هو "كائن ذكي". عندما تخبر اكسل أن هذا النطاق هو "جدول"، فإنه يعطيه اسماً وخصائص خاصة، ويبدأ في "مراقبته" ومساعدتك.
2. كيف أحول "النطاق" إلى "جدول"؟ (خطوتان)
الأمر أسهل مما تتخيل.
- انقر مرة واحدة في أي خلية "داخل" نطاق بياناتك.
- اذهب إلى علامة التبويب "Home" (الصفحة الرئيسية)، واضغط على زر "Format as Table" (تنسيق كجدول).
- اختر أي شكل أو تصميم يعجبك من المعرض.
- سيظهر مربع صغير يسألك عن نطاق بياناتك (عادة يخمنه اكسل بشكل صحيح) والأهم: يتأكد "يحتوي جدولي على رؤوس" (My table has headers).
- اترك علامة الصح عليها (لأن جدولنا يحتوي على عناوين) واضغط "OK".
💡 نصيحة احترافية: أسرع طريقة لفعل ذلك هي النقر داخل بياناتك والضغط على Ctrl + T في لوحة المفاتيح.
3. المزايا "السحرية" الـ 4 التي ستحصل عليها فوراً
بمجرد الضغط على "OK"، ستلاحظ 4 تغييرات فورية:
الميزة 1: تنسيق احترافي فوري
لقد أصبح جدولك "مخططاً" (يُسمى Banded Rows)، حيث كل صف بلون مختلف عن الذي يليه. هذا يجعل قراءة الجداول الكبيرة أسهل بكثير.
(ويمكنك تغيير الألوان فوراً من علامة التبويب "Table Design" (تصميم الجدول) الجديدة التي ظهرت).
الميزة 2: أزرار التصفية (Filter) التلقائية
تذكر [الدرس 12] عندما ذهبنا إلى تبويب "Data" لإضافة الفلاتر؟ لقد قام "تنسيق كجدول" بإضافة هذه الأزرار تلقائياً إلى صف العناوين.
الميزة 3: الجدول "ينمو" معك (الأهم!)
هذه هي الميزة الأقوى.
- جرب هذا: اذهب إلى الصف الفارغ مباشرة أسفل جدولك وابدأ في كتابة بيانات جديدة.
- النتيجة: سيقوم الجدول "بتوسيع" نفسه تلقائياً ليضم الصف الجديد، وسيقوم بتطبيق التنسيق المخطط عليه.
الميزة 4: نسخ الصيغ تلقائياً
- تذكر هذا: في [الدرس 8]، كان لدينا عمود "الإجمالي" الذي يحتوي على صيغة (=B2*C2).
- عندما تقوم بإنشاء "جدول"، وتضيف صفاً جديداً (كما في الميزة 3)، سيقوم اكسل بنسخ الصيغة الموجودة في هذا العمود تلقائياً للصف الجديد!
- لن تحتاج أبداً إلى استخدام "مقبض التعبئة" (Fill Handle) لسحب الصيغ للأسفل مرة أخرى.
4. أداة إضافية: "صف الإجمالي" (Total Row)
الآن بعد أن أصبح لديك "جدول"، انقر في أي مكان داخله. ستلاحظ ظهور علامة تبويب جديدة في الأعلى اسمها "Table Design" (تصميم الجدول).
- انقر على "Table Design".
- ابحث عن خيار اسمه "Total Row" (صف الإجمالي) وضع علامة صح بجواره.
النتيجة: سيضيف اكسل صفاً جديداً في نهاية جدولك، وسيقوم "تلقائياً" بحساب إجمالي (SUM) لآخر عمود.
والأفضل من ذلك: انقر على خلية الإجمالي هذه. سيظهر "سهم منسدل" صغير. يمكنك الآن تغيير الدالة من SUM إلى AVERAGE (متوسط) أو COUNT (عدد) أو MAX (أعلى قيمة) بدون كتابة أي دالة يدوياً!
خاتمة: لا عودة للوراء!
تهانينا! لقد تعلمت للتو كيف تستخدم "الجداول" الرسمية. صدقني، بمجرد أن تعتاد عليها، لن تعود أبداً للعمل "بالنطاقات" العادية.
لقد جعلنا جداولنا "ذكية"، فهي تنسق نفسها، وتضيف الفلاتر، وتنسخ الصيغ، بل وتحسب الإجماليات تلقائياً.
الخطوة التالية؟
صيغنا أصبحت تُنسخ تلقائياً، ولكن ماذا لو كنا ننسخ صيغة ولا نريد أن "يتغير" مرجع الخلية؟ مثلاً، ماذا لو كانت كل الحسابات تعتمد على "خلية واحدة" (مثل سعر الضريبة) لا نريدها أن تتحرك عند نسخ الصيغة؟
في الدرس القادم، سندخل في أهم مفهوم في عالم الصيغ: الفرق بين المراجع النسبية (A1) والمطلقة (A1).
