الفرز (Sort) والتصفية (Filter): كيف تجد ما تبحث عنه في ثوانٍ (الدرس 12)

أهلاً بك في الدرس الثاني عشر من سلسلة "تعلم اكسل من الصفر". في [الدرس السابق]، قمنا بحل مشكلة اختفاء العناوين باستخدام "تجميد الأجزاء". الآن، جدولنا كبير جداً وسهل التصفح... لكنه "فوضوي".

قد تكون الأسماء غير مرتبة أبجدياً، والأرقام مختلطة (كبير وصغير)، والأقسام مبعثرة. ماذا لو أراد مديرك معرفة شيئين:

1.  "من هم أعلى 5 موظفين أجراً؟"
2.  "أرني مبيعات (قسم معين) فقط."

هل ستقوم بالبحث بعينيك في 1000 صف؟ بالطبع لا. في هذا الدرس، سنتعلم أقوى أدوات تنظيم البيانات: الفرز (Sort) و التصفية (Filter).

1. أين أجد أدوات الفرز والتصفية؟

كالعادة، ستجدها في مكانين رئيسيين:

1. علامة التبويب "Home" (الصفحة الرئيسية): في أقصى اليسار (أو اليمين)، ستجد أيقونة "Sort & Filter" (فرز وتصفية).
   
2. علامة التبويب "Data" (بيانات): هذه هي "مركز العمليات" لهذه الأدوات، ستجد أزراراً كبيرة وواضحة لـ (Sort) و (Filter).

2. الفرز (Sort): إعادة ترتيب بياناتك

الفرز يعني "إعادة ترتيب" جميع صفوفك بناءً على عمود معين.

أ. الفرز البسيط (A-Z)

لنفترض أنك تريد ترتيب جدولك "أبجدياً" بناءً على عمود "اسم الموظف" (العمود B).

1.  انقر على خلية واحدة فقط داخل عمود "اسم الموظف" (أي خلية في العمود B).
2.  اذهب إلى علامة التبويب "Data" (بيانات).
3.  اضغط على زر AZ↓ (للفرز من الألف إلى الياء) أو ZA↓ (للفرز من الياء إلى الألف).

النتيجة: سيقوم اكسل بإعادة ترتيب الجدول "بأكمله" بناءً على الترتيب الأبجدي للعمود B. (لاحظ أن راتب كل موظف انتقل معه، وهذا مهم!).

يمكنك فعل نفس الشيء لعمود "الراتب" (اضغط على خلية في عمود الراتب واختر ZA↓ لترى "الأعلى راتباً" في الأعلى).

ب. الفرز المتقدم (Multi-level Sort)

ماذا لو أردت الفرز حسب "القسم" (أولاً)، ثم "داخل" كل قسم، تريد الفرز حسب "الراتب" (ثانياً)؟

1.  انقر في أي مكان داخل جدولك.
2.  اذهب إلى "Data" (بيانات) واضغط على الزر الكبير "Sort" (فرز).
3.  ستظهر نافذة جديدة.
•   في السطر الأول، اختر "فرز حسب" (Sort by): القسم.
•   اضغط زر "Add Level" (إضافة مستوى).
•   في السطر الثاني، اختر "ثم حسب" (Then by): الراتب (واختر "من الأكبر للأصغر").
4. اضغط "OK".

النتيجة: سيجمع لك موظفي "المبيعات" معاً، ثم موظفي "التسويق"، وداخل كل مجموعة، سيرتبهم من الأعلى راتباً إلى الأدنى.

3. التصفية (Filter): إخفاء ما لا تريد رؤيته

التصفية لا تعيد ترتيب بياناتك، بل "تخفي" مؤقتاً الصفوف التي لا تتطابق مع معاييرك.

أ. كيفية تشغيل الفلتر

1.  انقر على خلية واحدة فقط داخل "صف العناوين" (Header Row) الخاص بك.
2.  اذهب إلى علامة التبويب "Data" (بيانات).
3.  اضغط على الزر الكبير "Filter" (تصفية) (يشبه القمع).

النتيجة: ستظهر "أسهم منسدلة" صغيرة بجوار كل عنوان من عناوينك.

ب. كيفية استخدام الفلتر

لنفترض أنك تريد رؤية موظفي "قسم المبيعات" فقط:

1.  اضغط على السهم المنسدل بجوار عنوان عمود "القسم".
2.  ستظهر قائمة تحتوي على كل الأقسام (مبيعات، تسويق، ...).
3.  أزل علامة الصح من "(Select All)" (تحديد الكل).
4.  ضع علامة صح فقط بجوار "المبيعات".
5.  اضغط "OK".

النتيجة: سيخفي اكسل جميع الصفوف الأخرى، ولن تظهر لك سوى بيانات "قسم المبيعات". (ستلاحظ أن أرقام الصفوف على الجانب أصبحت زرقاء، كدليل على وجود فلتر نشط).

•  لإلغاء الفلتر: اضغط على أيقونة القمع في نفس العمود واختر "Clear Filter" (مسح الفلتر).
•  لإلغاء وضع التصفية بالكامل: اضغط على زر "Filter" الكبير مرة أخرى.

يمكنك أيضاً استخدام فلاتر الأرقام (Number Filters) (مثل "أكبر من" 5000) أو فلاتر التواريخ (Date Filters) (مثل "هذا الشهر").

خاتمة: أنت الآن صياد بيانات ماهر!

أنت الآن تمتلك اثنتين من أقوى المهارات في اكسل. لم يعد جدولك مجرد كتلة بيانات ضخمة.

باستخدام الفرز (Sort)، يمكنك ترتيبه بأي طريقة تريد. وباستخدام التصفية (Filter)، يمكنك عزل المعلومة التي تبحث عنها بالضبط في ثوانٍ.

الخطوة التالية؟

هل لاحظت أن تشغيل "الفلتر" خطوة يدوية؟ وماذا عن التنسيق؟ ألا يزال جدولك "يبدو" عادياً ما لم تقم بتلوينه يدوياً (كما تعلمنا في الدرس 4 من سلسلة تعلم اكسل من الصفر)؟

ماذا لو قلت لك أن هناك أداة في اكسل تقوم بـ:

1.  تنسيق جدولك بألوان احترافية (مثل صف بلون وصف بلون آخر).
2.  إضافة "الفلاتر" تلقائياً.
3.  جعل "الإجماليات" أسهل.

   ... كل هذا بضغطة زر واحدة؟

هذه الأداة السحرية تسمى "الجداول" (Format as Table)، وهي موضوع درسنا القادم.