"التنسيق الشرطي" (Conditional Formatting): لوّن بياناتك بذكاء (الدرس 18)
أهلاً بك في الدرس الثامن عشر من سلسلة "تعلم اكسل من الصفر". في [الدرس السابق]، حولنا "جداولنا الملخصة" إلى مخططات بيانية رائعة. لقد كانت طريقة ممتازة لرؤية "الصورة الكبيرة".
ولكن، ماذا عن "جدول البيانات الخام" نفسه؟ ماذا لو كان لديك 1000 صف من المبيعات وتريد أن "تكتشف" الأرقام المهمة بلمحة واحدة، دون الحاجة لفرز أو تصفية؟
- ماذا لو أردت تلوين كل المبيعات الأعلى من 10,000 باللون الأخضر؟
- ماذا لو أردت تلوين كل الدرجات الأقل من 50 باللون الأحمر؟
هنا يأتي دور واحدة من أروع ميزات اكسل: "التنسيق الشرطي" (Conditional Formatting). إنها أداة تجعل خلاياك "تغير لونها" أو "شكلها" تلقائياً بناءً على "قيمة" البيانات الموجودة بداخلها.
1. أين أجد "التنسيق الشرطي"؟
إنه في مكان واضح جداً، لأنه أداة تنسيق!
اذهب إلى علامة التبويب "Home" (الصفحة الرئيسية)، وستجد زراً كبيراً باسم "Conditional Formatting" (تنسيق شرطي).
2. أشهر 3 أنواع من التنسيق الشرطي (للمبتدئين)
دعنا نطبق هذا على عمود من الأرقام (مثل عمود "المبيعات" أو "الدرجات"). الخطوة الأولى دائماً: حدّد النطاق الذي تريد تطبيق التنسيق عليه.
أ. قواعد تمييز الخلايا (Highlight Cell Rules) - (الأكثر استخداماً)
هذه القواعد تلوّن الخلية "بالكامل" بناءً على شرط.
- حدّد عمود الأرقام.
- اضغط "Conditional Formatting".
- اختر "Highlight Cell Rules" (قواعد تمييز الخلايا).
- ستظهر قائمة:
- "Greater Than..." (أكبر من...): اختر هذا. سيظهر مربع يسألك "أكبر من كم؟". أدخل 10000. اختر التنسيق (مثل "تعبئة خضراء").
- "Less Than..." (أصغر من...): (مثال: تلوين الدرجات الأقل من 50 بالأحمر).
- "Equal To..." (يساوي...): (مثال: تلوين كل خلايا قسم "المبيعات").
ب. أشرطة البيانات (Data Bars)
هذه طريقتي المفضلة! إنها تنشئ "مخططاً بيانياً صغيراً" داخل كل خلية.
- حدّد عمود الأرقام.
- اضغط "Conditional Formatting".
- اختر "Data Bars" (أشرطة البيانات).
- اختر أي لون (تعبئة متدرجة أو خالصة).
النتيجة: سيظهر شريط داخل كل خلية. الخلية ذات القيمة "الأعلى" ستحتوي على أطول شريط، والخلية ذات القيمة "الأدنى" ستحتوي على أقصر شريط. إنها طريقة بصرية مذهلة للمقارنة السريعة.
ج. مقاييس الألوان (Color Scales)
هذه الأداة تحول عمودك إلى "خريطة حرارية" (Heat Map).
- حدّد عمود الأرقام.
- اضغط "Conditional Formatting".
- اختر "Color Scales" (مقاييس الألوان).
- اختر المقياس (مثل: "أخضر - أصفر - أحمر").
النتيجة: سيقوم اكسل بتلوين "الأرقام الأعلى" بتدرج اللون الأخضر، و "الأرقام المتوسطة" بالأصفر، و "الأرقام المنخفضة" بالأحمر. هذا مفيد لاكتشاف "النقاط الساخنة" في بياناتك.
3. كيف أحذف القواعد التي أنشأتها؟
إذا أردت التراجع أو البدء من جديد:
- حدّد الخلايا التي طبقت عليها القواعد.
- اضغط "Conditional Formatting".
- اختر "Clear Rules" (مسح القواعد).
- اختر "Clear Rules from Selected Cells" (مسح القواعد من الخلايا المحددة).
خاتمة: بياناتك أصبحت "حية"!
تهانينا! أنت الآن لا تعرض بياناتك في مخططات منفصلة فحسب، بل جعلت "جدولك الأساسي" ينبض بالحياة والمعلومات.
باستخدام "التنسيق الشرطي"، يمكنك اكتشاف الأنماط، الأخطاء، والقيم المهمة بلمحة واحدة.
الخطوة التالية؟
لقد قمنا بعمل رائع في تحليل البيانات وتصورها. ولكن، هل تتذكر في [الدرس 16] عندما استخدمنا SUMIF و COUNTIF لإنشاء "جداول ملخص"؟ لقد كانت طريقة رائعة، لكنها تتطلب كتابة دالة لكل قسم...
ماذا لو قلت لك أن هناك أداة في اكسل يمكنها إنشاء جدول الملخص "بالكامل" (جمع، عد، متوسط... لكل الأقسام) في 3 ثوانٍ... باستخدام السحب والإفلات (Drag & Drop) فقط؟
هذه هي الأداة الأقوى في اكسل للمبتدئين: "الجداول المحورية" (PivotTables). وهي موضوع درسنا القادم.
